Bagi pelaku usaha mikro, menengah, dan kecil (UMKM), mengelola keuangan bisa jadi pekerjaan yang rumit dan membingungkan.

Harus mulai dari mana? Tak perlu khawatir, berikut ini kami akan ulas cara mengelola keuangan usaha yang bisa Anda terapkan untuk bisnis UMKM.

Manajemen keuangan yang baik merupakan salah satu kunci kesuksesan bisnis. Kenapa? Karena untuk bisa menjalankan kegiatan usaha dengan efektif dan efisien, pelaku bisnis harus memastikan bahwa arus kasnya sehat. Hal ini hanya bisa diketahui dengan memonitor arus pemasukan dan pengeluaran perusahaan.

Jadi mustahil suatu perusahaan bisa berfungsi dengan baik kalau tata kelola keuangannya berantakan. Itulah sebabnya penting untuk mengelola keuangan usaha dengan tepat, bahkan untuk pelaku bisnis UMKM sekalipun.

Sebagai panduan, berikut ini daftar cara mengelola keuangan usaha yang bisa Anda terapkan, salah satunya dengan aplikasi pengatur keuangan.

1. Edukasi diri soal ilmu keuangan dan akuntansi

Memulai bisnis usaha kecil atau UMKM, artinya kita harus siap melakukan semua hal sendiri, paling tidak selama periode awal perusahaan baru merintis. Dengan kata lain, kita harus mengetahui semua ilmu dasar dalam manajemen bisnis, mulai dari operasional, legal atau perizinan, produksi, sampai keuangan dan akuntansi.

Untuk dapat mengelola keuangan usaha dengan baik, edukasi diri Anda soal manajemen keuangan dan akuntansi. Ketahui apa saja laporan dan dokumen keuangan yang penting, serta bagaimana cara mengaturnya, dan Anda bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk memudahkannya.

2. Buat proyeksi atau perencanaan keuangan

Proyeksi atau perencanaan keuangan perlu dibuat agar anggaran usaha Anda dapat digunakan secara optimal. Selain itu, langkah ini juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa perusahaan bisa tetap beroperasi di masa depan.

Susun rencana pengeluaran berdasarkan rencana bisnis perusahaan ke depan dan alokasikan sesuai kebutuhan. Buat juga target penghasilan perusahaan di masa depan berdasarkan potensi pendapatan yang akan masuk, misalnya dari proyeksi penjualan dan pembayaran piutang oleh klien atau customer. Anda juga bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk membantu buat perencanaan keuangan.

3. Pisahkan akun pribadi dan akun bisnis

Ketika berbisnis, pantang untuk mencampuradukkan urusan ini dengan urusan pribadi. Ini juga berlaku untuk hal keuangan. Pisahkan akun keuangan pribadi Anda dan akun bisnis. Tujuannya, agar Anda dapat melacak arus kas bisnis dengan lebih mudah dan menghindari terpakainya uang pribadi untuk urusan bisnis atau sebaliknya. 

Ini juga akan membuat Anda lebih disiplin dalam mengelola keuangan usaha, karena dana yang bisa Anda gunakan untuk keperluan bisnis memang merupakan dana yang sejak awal sudah Anda alokasikan untuk kebutuhan tersebut.

4. Mencatat transaksi keuangan

Catat semua transaksi keuangan usaha dalam jurnal atau buku catatan keuangan. Untuk memudahkan pencatatan, biasanya akuntan akan membuat beberapa jurnal khusus sesuai jenis transaksi, yakni jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas.

Selain itu, Anda juga perlu memiliki jurnal umum yang memuat semua jenis transaksi perusahaan tadi. Dengan begini, Anda akan lebih mudah melacak tiap transaksi bisnis yang terjadi. Anda juga bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk membantu pencatatan keuangan.

5. Rutin membuat anggaran

Berbeda dengan proyeksi atau perencanaan keuangan yang dibuat untuk jangka menengah atau panjang, anggaran keuangan disusun untuk mengontrol arus kas dalam jangka pendek. Buatlah anggaran rutin paling tidak untuk periode satu bulan yang memuat bujet untuk tiap kebutuhan perusahaan. Ini akan memudahkan Anda untuk mengendalikan pengeluaran bisnis dan memastikan kas perusahaan selalu sehat.

6. Monitor arus kas

Uang masuk dan keluar perusahaan wajib untuk selalu dimonitor dan diawasi, agar kita mengetahui untuk apa saja dan dari mana saja dana perusahaan mengalir. Ini mengapa diperlukan sistem pencatatan transaksi yang apik dan terstruktur.

Monitoring arus kas juga bisa membantu kita dalam membuat proyeksi dan anggaran keuangan. Sebab kita jadi tahu pos-pos apa saja yang paling memakan biaya paling tinggi, serta kontribusinya terhadap profit perusahaan. Ini bisa dijadikan dasar analisa dalam menentukan rencana dan bujet keuangan ke depan. Anda juga bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk membantu memonitor arus kas.

7. Bayar tagihan dan invoice tepat waktu

Pembayaran tagihan dan invoice merupakan salah satu kewajiban perusahaan yang paling penting, karena dapat mempengaruhi kelangsungan usaha suatu bisnis. Pembayaran yang terlambat bisa mengakibatkan proses produksi terhambat, aktivitas kerja terganggu, sampai membuat hubungan kerjasama dengan vendor menjadi tidak baik.

Oleh karena itu, penting bagi pelaku bisnis UMKM untuk menyadari kewajibannya dalam pembayaran dan memproses pembayaran tersebut tepat waktu. Kalau perlu, gunakan sistem pembayaran otomatis dengan Jurnal untuk mempermudah dan mempercepat proses ini.

Sebagai sistem expense management, Jurnal menyediakan fasilitas pembayaran tagihan, klaim reimburse, hingga invoice dalam satu platform yang terintegrasi. Anda cukup klik fitur pembayaran, dan proses pembayaran pun akan langsung dieksekusi secara massal tanpa harus transfer lewat bank.

8. Kelola pengeluaran dengan baik

Pengeluaran perusahaan terdiri dari berbagai komponen, mulai dari tagihan rutin, klaim reimbursement karyawan, tagihan invoice dari vendor, dan lain-lain. Semua komponen pengeluaran ini wajib dikelola dengan baik agar mudah terlacak penggunaannya.

Sama dengan pembayaran, pekerjaan ini bisa dilakukan dengan mudah lewat Jurnal. Tak hanya menyediakan fitur pembayaran otomatis, Jurnal juga memiliki fitur dashboard yang menampilkan semua jenis pengeluaran bisnis agar lebih mudah dilacak dan dikelola. Anda juga bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk membantu mengelola keuangan.

9. Sebisa mungkin berhemat

Bisnis UMKM, terutama yang baru merintis, biasanya memiliki dana yang terbatas. Pemasukan pun belum banyak, karena baru beroperasi. Oleh karena itu, sebisa mungkin hematlah pengeluaran. Tak perlu mengeluarkan uang untuk kebutuhan yang tak terlalu mendesak. Dan ingat, utamakan profit usaha untuk mengembangkan bisnis, bukan mempertebal kantong pribadi. Dengan begitu, bisnis Anda pun akan lebih cepat tumbuh.

10. Utang tak selamanya buruk

Dalam dunia usaha, berutang bukan berarti hal yang buruk. Justru dengan berutang, kita bisa menyehatkan kas perusahaan dan membuka peluang untuk melakukan ekspansi usaha. Selama kita sudah melakukan perhitungan yang matang dan perencanaan bisnis yang baik, maka tak perlu takut berutang kepada bank atau lembaga keuangan.

11. Manfaatkan profit untuk mengembangkan bisnis

Ketika menjadi pengusaha, mental kita akan diuji. Apakah hanya sebatas ingin memupuk kekayaan pribadi? Ataukah ingin mengembangkan bisnis kita?

Mereka yang berjiwa pengusaha tentu memilih untuk membesarkan bisnisnya terlebih dahulu. Toh, setelah bisnis sukses, maka kekayaan akan datang dengan sendirinya. Oleh karena, sebisa mungkin gunakan profit usaha untuk kebutuhan perkembangan bisnis, mulai dari penambahan pegawai, upgrade peralatan usaha, sampai ekspansi.

12. Siapkan dana darurat

Tak hanya penting bagi keuangan rumah tangga, dana darurat juga krusial dalam keuangan perusahaan. Sisihkan dana perusahaan sebagai dana darurat sebagai antisipasi jika terjadi hal-hal tak terduga di masa depan. Dengan memiliki dana darurat, maka kas perusahaan tidak akan terganggu apabila ada pengeluaran mendadak yang harus dilakukan.

13. Simpan bukti transaksi keuangan

Agar semua arus penerimaan dan pengeluaran dapat terlacak, simpan semua bukti transaksi bisnis yang terjadi. Dengan begitu, apabila ada selisih angka dalam laporan keuangan, Anda dapat mengecek kembali bukti transaksi yang bersangkutan. Bukti transaksi juga penting disimpan untuk membuat laporan arus kas dan laporan neraca perusahaan. Anda juga bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk membantu menyimpan bukti transaksi keuangan.

14. Buat laporan keuangan

Agar kondisi keuangan perusahaan terdokumentasi dengan baik, maka buatlah laporan keuangan tiap akhir periode tertentu. Laporan ini akan memberi Anda gambaran yang lebih jelas dan detail soal kondisi finansial perusahaan, sehingga Anda pun dapat menentukan langkah dan rencana bisnis selanjutnya. Anda juga bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk membantu penyusunan laporan keuangan.

15. Otomatisasi sistem keuangan dan akuntansi

Cara mengelola keuangan usaha yang paling sering dilakukan oleh pelaku bisnis UMKM adalah cara manual. Semua prosesnya memerlukan tenaga manusia, serta memakan waktu dan energi. Padahal untuk bisnis UMKM yang skalanya masih kecil, sumber daya manusianya pun sangat terbatas. Oleh karena itu, otomatisasi sistem keuangan merupakan solusi yang tepat. Anda juga bisa pakai aplikasi pengatur keuangan untuk membantu otomatisasi sistem keuangan.

Anda bisa memulai proses otomatisasi dengan memanfaatkan aplikasi pengatur keuangan untuk proses pembukuan. Dengan begitu, semua pencatatan transaksi dan penyimpanan bukti pembayaran dapat dilakukan secara digital dan lebih mudah terlacak. Aplikasi pengatur keuangan ini juga bisa melakukan konsolidasi akun perusahaan secara otomatis, sehingga Anda tak perlu lagi menghabiskan waktu untuk konsolidasi bank secara manual di akhir bulan.

Setelah mengaktifkan aplikasi pengatur keuangan, Anda juga bisa menginstal platform pembayaran digital seperti Jurnal. Dengan begitu, semua tagihan dan pengeluaran bisnis dapat dibayar tepat waktu dan tanpa ribet. Jurnal juga bisa diintegrasikan dengan aplikasi pengatur keuangan Anda, sehingga pembayaran yang dilakukan dapat langsung dicatat di pembukuan perusahaan secara real time.

Cara mengelola keuangan usaha yang baik adalah yang efektif dan efisien. Memang tidak mudah, tapi juga bukan berarti tidak mungkin. Dengan menerapkan 15 tips di atas, maka pelaku bisnis UMKM sekalipun bisa kok mengelola keuangan dengan tepat. Urusan bisnis lancar, kondisi keuangan perusahaan pun sehat.